I sostituti d’imposta devono effettuare, entro il 28 febbraio dell’anno successivo a quello di competenza, il conguaglio fra l’ammontare delle ritenute operate in ciascun periodo di paga e l’imposta dovuta sull’ammontare complessivo delle retribuzioni corrisposte nel corso dell’anno. Attraverso questo meccanismo di ricalcolo il legislatore ha inteso dare, per quanto possibile, carattere definitivo alla ritenuta di acconto sul reddito di lavoro dipendente.
Ai fini del conguaglio il datore di lavoro dovrà sommare, per ciascun lavoratore, tutte le retribuzioni e gli altri compensi imponibili cumulati nei vari periodi di paga nonché le mensilità aggiuntive e i compensi della stessa natura, oltre alle eventuali indennità e compensi percepiti dal dipendente a carico di terzi.
In sostanza il datore di lavoro dovrà cumulare tutte le retribuzioni innanzi indicate corrisposte nel corso dell’anno di riferimento e quindi calcolare l’imposta dovuta sull’ammontare complessivo delle retribuzioni stesse applicando le aliquote progressive dell’Irpef in base agli scaglioni annui di reddito. Dall’imposta lorda così determinata dovrà essere dedotto l’ammontare delle detrazioni d’imposta spettanti. L’imposta netta risultante va confrontata con l’ammontare delle ritenute d’acconto già operate in corso d’anno, con la precisazione che al datore di lavoro è consentito di tener conto in sede di conguaglio a fine anno anche delle detrazioni che, pur applicabili in sede di ritenuta, per qualsiasi ragione non siano state effettivamente riconosciute in uno o più periodi di paga. Vanno altresì rideterminati gli importi delle detrazioni variabili in funzione del livello di reddito.
Ai fini del compimento delle operazioni di conguaglio di fine anno, il lavoratore sostituito può chiedere al sostituto di tener conto anche dei redditi di lavoro dipendente percepiti nel corso di precedenti rapporti intrattenuti nell’anno con altri soggetti. A tal fine il sostituto deve consegnare al sostituto d’imposta, entro il 12 del mese di gennaio del periodo di imposta successivo a quello in cui sono stati percepiti, la certificazione unica concernente i redditi di lavoro dipendente erogati dagli altri soggetti anche se non tenuti ad effettuare le ritenute.
Per i rapporti di lavoro che si risolvono in corso d’anno, le operazioni di conguaglio sono effettuate alla data di cessazione.